Master Data Management: i tool indispensabili

Se i Master Data sono le risorse immateriali – informatiche e non – più preziose per un’azienda, il Master Data Management (abbreviato in MDM) rappresenta il sistema di amministrazione e cura dei Master Data per eccellenza. Parliamo di un settore della governance aziendale avanzato, che tuttavia non interessa solo multinazionali e gruppi industriali. Qualunque impresa di medie e grandi dimensioni può infatti trarre enormi benefici dall’adozione di una strategia di Data Master Management efficace. Questo è vero oggi e lo sarà sempre più in futuro con la crescita esponenziale dei sistemi IT e dei volumi di dati raccolti tramite attività manuali (call center, data entry, ecc) e automatiche / semiautomatiche (funnel, newsletter, landing page, ecc). Notare la commistione di canali da cui i dati provengono: non dobbiamo pensare al Master Data Management come a qualcosa che riguarda esclusivamente l’ambito dell’infomation technology. I vantaggi, come vedremo in questo articolo, sono reali solo se teniamo conto dell’insieme di variabili in gioco.

Database di clienti consolidati, anagrafiche di fornitori e partner, liste di dati relativi alle risorse economiche dell’azienda (dal budget per il marketing alle spese per l’acquisto dei materiali)… Tutto questo richiede una gestione il più possibile integrata, rapida, accurata e non da ultimo intuitiva, appannaggio non di un’élite di esperti, ma di un gruppo di tecnici, più o meno ristretto, opportunamente istruiti e aggiornati. Solo così si può arrivare a conseguire un livello di competitività superiore nel proprio comparto di business, riducendo gli sprechi di tempo e denaro, e migliorando di pari passo le perfomance e la capacità di affrontare le sfide del mercato contemporaneo. Vediamo allora i tool indispensabili per un Master Data Management all’altezza delle aspettative.

I TOOL PRINCIPALI PER ATTUARE IL MDM NELLA TUA AZIENDA

Come è facile intuire, una strategia complessa e articolata come quella che ruota intorno al Master Data Management richiede per forza di cose una revisione globale degli ambienti e programmi informatici aziendali. Non bisogna pensare tuttavia che sia realistico limitarsi a installare un software di tipo ERP (Enterprise resource planning) e delegare a specialisti esterni l’upgrade dell’infrastruttura. L’ERP, anche se di ultima generazione, potrebbe in effetti essere già presente e operativo nella tua azienda: ciò non significa che sia anche funzionale e affidabile come da previsioni. Per ottenere il massimo dall’ERP e da qualunque altra soluzione di interoperabilità fra risorse, è fondamentale adottare specifici tool in grado di lavorare a monte delle operazioni da svolgere. Perché questo? Perché se i dati che preleva l’ERP o, meglio, l’hub centrale MDM, risultano inquinati, ridondanti, obsoleti o incompleti, l’intera impalcatura ne risentirà, con il rischio di commettere errori macroscopici a discapito della qualità ricercata.

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In quest’ottica sono stati sviluppati alcuni software di ultima generazione capaci di analizzare i Master Data e i dati normali, bonificandoli, arricchendoli e valorizzandoli secondo le istruzioni fornite dal personale. Questi software, come accade per Address4, rispondono a diverse esigenze, a volte complementari fra loro, a volte indipendenti. Tra i principali servizi di un software di analisi per rafforzare e migliorare il processo di data master management troviamo:

• ADDRESS VALIDATION

Gli indirizzi e i recapiti di persone, aziende e realtà che ruotano intorno all’impresa costituiscono un patrimonio di informazioni prezioso, che finisce nei più diversi canali e applicativi. Avere la certezza che questi indirizzi e recapiti siano corretti, aggiornati, completi e coerenti fra loro è dunque il primo passo per garantire che l’eventuale hub MDM svolga in modo proficuo i compiti per cui è stato creato o acquistato. Grazie alla validazione degli indirizzi i tuoi corrispondenti Master Data non solo saranno affidabili, ma verranno riconfigurati, tradotti e formattati secondo le impostazioni e il paese target stabiliti, con un risparmio enorme e un netto incremento dell’agilità dei processi aziendali. In particolare, la validazione di indirizzi ti permette di:

1. bonificare i dati (indirizzi postali) attraverso una procedura di controllo e revisione delle informazioni inserite. L’upload delle informazioni può avvenire sia indirizzo per indirizzo sia in batch (validazione massiva per file contenenti fino a centinaia di migliaia di indirizzi).
2. deduplicare più indirizzi uguali, eliminando i doppioni all’interno di uno stesso database o di più database messi in relazione fra loro. Eventuali discrepanze non risolvibili con un accorpamento dei dati verranno segnalate nel file di output.
3. formattare i dati secondo lo standard del paese di riferimento e quindi del sistema postale in vigore in quel paese. A cambiare in questo caso è la disposizione delle informazioni, che vengono spostate e riordinate secondo il format di indirizzo di destinazione.
4. traslitterare i dati, ovvero convertirli nell’alfabeto desiderato. Le possibilità includono l’alfabeto nativo (lo stesso del formato input), l’alfabeto latino o il cirillico.

Tutte queste operazioni possono avvenire in sequenza, restituendo un risultato con diversi livelli di revisione (con o senza formattazione, con o senza traslitterazione, ecc).

• GEOCODING

Come è noto, all’interno di un’azienda sono implementati sempre più spesso strumenti di geomarketing, mapping, logistica, spedizione e non solo. Molti di questi dialogano o sono parte integrante dei navigatori installati su furgoni, palmari o telefonini dei dipendenti, commerciali e corrieri, anche esterni all’impresa. Ecco che in questo caso i Data Master verranno sfruttati al 100% delle proprie possibilità attraverso appositi servizi di geocodifica (o georeferenziazione). Più nel dettaglio il software Address4 si occuperà di tradurre in coordinate geografiche spaziali l’indirizzo validato, riportandone la posizione esatta sulla mappa designata, con margini di approssimazione minimi. E con benefici, anche qui, tanto immediati quanto significativi.

• NAME VALIDATION

Come per gli indirizzi, così per i nomi è importante eliminare ambiguità ed errori potenziali dovuti a ripetizioni, omissioni e altro. Se riflettiamo sulla quantità di nominativi di un insieme di database, avremo un’idea concreta circa i pericoli di scambiare una persona con un’altra, o magari di impiegare troppo tempo per una ricerca, e così via. Se poi ragioniamo in prospettiva di Data Manager, è ovvio che le conseguenze negative di una banale svista diventano ancora più pesanti. Ancora una volta il software Address4 risolve il problema alla fonte, offrendo un servizio evoluto di name validation, ovvero di controllo e bonifica di centinaia di migliaia di nominativi con un semplice clic del mouse.

• EMAIL & PHONE ADDRESS VALIDATION

Le email e i numeri di telefono fanno ormai parte dei Data Master tanto quanto gli indirizzi e i nominativi. Difficile immaginare che dati di questo genere possano rimanere slegati a lungo. Più probabile invece che ci sia necessità di integrare, unire o mettere in relazione email e numeri di telefono con i rispettivi proprietari, eseguendo di tanto in tanto ulteriori operazioni extra di analisi e query. A tal proposito si può contare sui servizi di email validation e phone validation che Address4 mette a disposizione nella propria suite. Una soluzione veloce, pratica e immediata per utilizzare in qualunque momento dati ottimizzati, coerenti e aggiornati.

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DAL PRODUCT INFORMATION MANAGEMENT (PIM) AL CUSTOMER DATA MANAGEMENT (CDM)

In questi anni di forte sviluppo tecnologico e digitale il concetto di Master Data Mangement ha assunto varie sfaccettature, a seconda dell’area di riferimento sulla quale vogliamo focalizzare l’attenzione. Se parliamo ad esempio di prodotti e articoli, possiamo usare l’espressione Product Information Management, a indicare la gestione delle informazioni relative al prodotto. Se invece parliamo di dati dei clienti, allora il termine corretto è customer data management (CDM). Persone, tecnologie e processi sono in effetti consustanziali al data master management stesso, richiamando sfere anche piuttosto distanti fra loro (web data integration, business semantics management, reference data, enterprise information integration e così via).

È chiaro che in tutti questi ambiti la materia prima è sempre il dato (di tipo “master” nel caso del master data management). È altrettanto chiaro, di conseguenza, che la qualità dei dati a disposizione rappresenta un requisito essenziale. Essi devono essere in ogni circostanza aggiornati, bonificati, corretti, resi quindi pronti e fruibili per l’analisi, l’archiviazione o il monitoraggio proattivo. Nuovi sistemi di intelligenza artificiale stanno nascendo ed evolvendo a velocità straordinarie, contribuendo in misura significativa al perfezionamento delle metodologie di trattamento dei dati. Un business che, secondo quanto riportato dal magazine Globenewswire, potrebbe valere entro il 2027 la cifra astronomica di 34,5 bilioni di dollari. Alle aziende e multinazionali il dovere di decidere se abbracciare o meno questo mercato dalle enormi potenzialità, preparando la propria infrastruttura per una gestione dei dati all’altezza delle future aspettative e dinamiche del mercato globale.

LA SUITE ADDRESS4 PER IL MASTER DATA MANAGEMENT

Passare da una situazione a basso tasso di automazione e conoscenza dei dati a uno scenario moderno di Master Data Management implica investimenti notevoli, destinati in ogni caso a ripagarsi nel lungo periodo. Sia per quanto riguarda gli specialisti coinvolti, sia sotto il profilo delle risorse create o acquistate, è chiaro che la mole di lavoro da preventivare può dimostrarsi davvero ingente. Per questo motivo è consigliabile procedere a step, pianificando le attività in base a una scaletta di priorità di breve e medio termine. Cominciare con la bonifica e sistemazione dei dati in possesso potrebbe rivelarsi la scelta più intelligente per non rimandare il problema all’infinito, compiendo i primi, inevitabili passi in direzione del Master Data Management.

Address4 propone una suite di tool per il MDM all’avanguardia, tool che sono dedicati a imprese e aziende nei settori più disparati. Con una copertura di dati estesa a oltre 200 paesi in tutto il mondo, Address4 si conferma come la risposta giusta per obiettivi di business nei settori più disparati. Va da sé che le infrastrutture per gestire software e applicativi di tipo MDM sono molteplici. La domanda quindi sorge spontanea: con quali di queste infrastrutture può dialogare un programma di validazione dati come il nostro? Rispondere non è scontato né immediato: le soluzioni in commercio sono infatti numerose e in continuo aggiornamento, possiamo tuttavia individuare alcuni tra i nomi più noti e rinomati e confermare che per tutti i big del settore la compatibilità è garantita. Vediamo meglio in questo senso quali sono le infrastrutture di riferimento a livello nazionale e internazionale e come può avvenire l’integrazione.

IBM, SAP, ORACLE: LE INTEGRAZIONI NEI SISTEMI DI DMM

Di fronte alla complessità di sistemi di Data Master Management è possibile trovarsi a decidere per quale ambiente e infrastruttura optare. A tutti gli effetti si tratta di un falso problema, nel senso che le aziende e le imprese strutturate dispongono di solito di un proprio sistema interno già rodato e funzionante, sistema al quale dovrà adeguarsi il software di validazione dati (Address4 o altri). Quest’ultimo, nel nostro caso, si può integrare in business application di qualsiasi tipologia e genere, in alternativa è possibile sfruttarlo direttamente via web (online), senza quindi bisogno di alcuna installazione sul posto.

Address4 è infatti compatibile senza alcun tipo di intervento con molteplici tipologie di software, dai CRM agli ERP, dai software di data entry fino alle maschere web per l’inserimento dati (ecommerce, landing page, ecc). Non solo: in ambienti standard è possibile installare Address4 sotto forma di plugin, proprio come avviene fra gli altri per WordPress. Queste infrastrutture comprendono IBM, SAP, Windows Google, Oracle e altre. È quindi probabile che se nell’azienda dove si intende ricorrere a Address4 sia già presente un sistema del genere. In caso contrario potrai appoggiarti a Address4 anche online, registrando il tuo profilo gratuito e successivamente, esauriti i primi 100 crediti, acquistando nuovi crediti a tua discrezione.

LA VERSIONE TRIAL DEL SOFTWARE ADDRESS4 IN PROVA GRATUITA

Grazie alla versione trial del software, potrai avere un primo assaggio delle potenzialità dei nostri tool per la data quality. Non occorre alcuna installazione: basta compilare il modulo per creare il tuo profilo gratuito senza alcun impegno. Una volta attivato il tuo account, potrai usufruire di 100 crediti gratuiti da utilizzare in batch e online (basta selezionare la spunta nel modulo). Potrai normalizzare gli indirizzi, geocodificarli, utilizzare la funzione di autocompletamento e accedere a funzionalità avanzate. In più, ti offriamo l’ebook omaggio sulla Data Quality, con tante informazioni preziose per entrare nel mondo della validazione dati e approfittare delle enormi potenzialità che essa riserva. Ti basterà scaricare l’ebook e leggerlo quando vuoi per avere una panoramica completa e aggiornata sulla qualità dei dati.

Per ciò che concerne il profilo registrato, ogni volta che svolgi una validazione dati con il tuo account online vedrai scalare un certo numero di crediti. Quando lo vorrai, potrai acquistarne di nuovi, proseguendo nella tua validazione dati e nelle altre funzioni di bonifica avanzate. In base alle tue esigenze quindi avrai sempre pieno controllo dell’account e potrai decidere se e quanto investire in ciascun progetto e attività di master data mangement. Il tutto senza avere bisogno di un piano di abbonamento con rinnovo automatico, come invece avviene per altri tool online. Un’occasione unica per attuare la tua strategia di master data management anche da remoto, in qualsiasi paese del mondo con accesso alla rete Internet, senza errori, senza compromessi e con estrema rapidità.

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